Comment mieux gérer mon temps ou la gestion du temps facile !

“90 % du temps qui passe n’est efficace que s’il est préparé…”

Nous avons tous une perception personnelle du temps. Avec les mêmes obligations professionnelles ou personnelles, certains sont débordés et d’autres parviennent à s’aménager du temps libre et à réaliser de grands projets.

Étrange non ?

Il y a le temps objectif  socialement identique pour tout le monde (l’horloge) et le temps subjectif qui dépend de notre façon de le gérer et de l’appréhender (âge, éducation, anticipation, organisation, méthode…).

L’impression de manque de temps…est une perception très répandue !  Une étude récente montre que nous passons chaque jour en moyenne 3,50 heures devant notre poste de télévision. Même si nous travaillons beaucoup, nous pourrions avoir en moyenne 42 heures de temps libre par semaine. Ne pouvons-nous pas faire le choix de lire, nous cultiver, développer nos compétences, faire du sport, nous rendre utile dans une association plutôt que de rester devant notre télévision ?

Si vous pouvez  lire un livre de 200 pages en 20 heures, ce qui fait une moyenne tout à fait atteignable de 6 minutes par page, vous pouvez lire 2 livres par semaine et commencer dès aujourd’hui à développer vos compétences dans un domaine qui vous tien à cœur !

“Le temps c’est de l’argent !
La différence entre les deux c’est que le temps ne s’épargne pas…

Il faut donc l’anticiper pour l’optimiser et ne pas le gaspiller !”

[ ASTUCE ] : Inconsciemment, il y a un rapport étroit entre la façon de gérer son temps et la façon de gérer son argent.

FAIRE UN BILAN OBJECTIF DE MES ACTIVITÉS

Avant de mettre en place des méthodes d’organisation et d’envisager une transformation, je dois établir un diagnostique précis de mes activités. J’affirme souvent « Je n’ai pas le temps » ! Ok ! Examinons ça honnêtement

Ai-je une vision réaliste de ce que je fais dans ma journée ¼ d’heure par ¼ d’heure ?

Pendant 3 ou 4 jours notez sur un papier ce que vous faites par petites tranches d’ ¼ d’heure. Cet exercice est la base de la première prise de conscience nécessaire avant de mettre en place des méthodes d’optimisation de votre temps. Vous allez certainement découvrir que vous gaspillez beaucoup de temps à des tâches inutiles et peu productives en croyant être occupé et débordé. Nous passons beaucoup de temps à en perdre.

Vous allez être étonné de voir combien de plages de temps vous pouvez optimiser et réserver pour  faire des choses utiles et profitables !

ME FIXER DES OBJECTIFS CLAIRS

Pour que je puisse optimiser la gestion de mon temps, il faut d’abord savoir ce que je veux en faire et il faut donc que je me fixe des objectifs clairs. Exemple : Cette année je veux me remettre au vélo, cette semaine je veux boucler ce dossier client, aujourd’hui je veux prendre une heure pour marcher, ce matin je veux téléphoner à mon ami d’enfance…

[ ASTUCE ] :   En management un objectifs donné doit être SMART :
- Spécifique (Une mission identifiée et clairement formulée…)
- Mesurable (Des critères d’évaluation du succès…)
- Acceptable (Adhésion de celui qui l’effectuera…)
- Réalisable (Une mission réaliste…)
- Temps (Dans un temps/délai donné…)

[ ASTUCE 2 ] :   Envisagez vos objectifs de manière globale. Vous n’êtes pas seulement un employé. Vos journée ne font pas uniquement 7 heures. Regardez les choses en grand. Intégrez tous vos rôles : Employé, Parent, Conjoint, Contribuable, Membre d’une association, Propriétaire, Manager, etc… Identifiez vos 7 rôles principaux et listez les tâches importantes et prioritaires qui y sont associées.

PRÉPARER MA LISTE DE TÂCHES

Maintenant que je sais ce que je veux faire, il faut noter ces objectifs suivant des critères de priorité (Court, Moyen, Long terme ou Important-urgent / Important-non urgent / Pas important-urgent / Pas important-non urgent).

Le fait d’écrire et de préparer une liste permet une procéder à une « décharge mentale ». Et franchement, ça fait du bien !

[ ASTUCE ] : Monsieur TOUT LE MONDE a à chaque instant entre 75 à 100 tâches significatives à faire simultanément. Exemple, aller chercher le pain, laver la voiture, signer le contrat de Mr Dupont, aller chez le coiffeur, remplir sa déclaration d’impôts, passer l’aspirateur pour la réception de ce soir, changer l’ampoule dans le couloir, étendre le linge, inviter les voisins à dîner la semaine prochaine, faire un mail de relance à son meilleur client, aller faire du vélo en famille, faire la liste des courses, aller faire les courses pour samedi soir,…

Pourquoi ne pas vous appuyer sur un logiciel de gestion de tâches avec rappels ?

À vous d’adapter cette « To Do List » en fonction de la réalité de votre activité. Certains métiers se gèrent plus facilement à la semaine alors que d’autres nécessitent une gestion au jour le jour… A vous de trouver le bon rythme !

[ ASTUCE ] : Séparez les actions agréables de celles qui le sont moins, nous allons voir pourquoi !

« BIO-RYTHME » ET PLANIFICATION

80% des gens sont habituellement plus actifs le matin. Certains sont plus productifs le soir… À chacun d’identifier et de reconnaître son propre “bio-rythme” et d’adapter si possible sont plan d’action en fonction de cette information. Une planification efficace doit prendre en compte votre nature et doit respecter certaines règles :

  • Planifiez les tâches les plus difficiles et contraignantes au moment où votre Bio-rythme est au beau fixe. Si vous êtes du matin, programmez plutôt d’appeler votre client difficile sur cette tranche horaire. Les tâches agréables vous demanderont forcement moins d’énergie (mieux encore…elles permettront de vous en redonner). Exemple : Il peut arriver qu’un client vous sollicite par téléphone à un moment où vous n’êtes pas très disposé à l’écouter… Pourquoi ne pas le mettre en attente ? le temps de vous recentrer sur le dossier ou même de convenir avec lui d’un RDV téléphonique plus tard et différer l’échange à un moment où vous serez plus ouvert et agréable ?  Même dans une situation contraignante, nous avons toujours un certain niveau de choix. À vous de « reprendre le pouvoir » !
  • Associez toujours à vos tâches une estimation de temps. Formulez la tâche sous forme détaillée de façon à ce qu’un autre puisse éventuellement la réaliser. Exemple : « – Améliorer le Storyboard du projet X pour le rendre plus lisible // 2 :00 ». Cela vous permettra de planifier de façon plus réaliste votre journée ou votre semaine.
  • Planifiez un maximum de 60% à 80% du temps. Réservez 20 à 40 % pour les aléas(Sur une semaine de 35 heures, 25h seulement doivent être planifiées en dur, 10h doivent être réservées pour les aléas, en fonction de votre activité – professionnelle ou personnelle).
  • Groupez les tâches de même nature. Regroupez en un temps donné les petites actions régulières qui vous prennent du temps. (Courrier, emails, réponses clients,…). Respectez et limitez les temps de traitement. Je me donne 1 heure maxi ce matin pour traiter mes emails. Si ce n’est pas fini, finir le lendemain. Faites surtout ce qui est IMPORTANT d’abord.
  • Révisez régulièrement vos listes et vos priorités. Une fois par jour ou par semaine révisez vos listes pour planifier votre journée du lendemain ou votre semaine suivante.

QUELQUES PRINCIPES UTILES

Un espace de travail respecté
Il est important d’avoir un espace de travail dédié, agréable, silencieux et suffisamment grand, où les choses sont triées et faciles à trouver. Cet espace « vital » est nécessaire pour être efficace et concentré.

Savoir substituer et identifier les vraies urgences
Le temps n’étant pas extensible, il est impératif de différencier les travaux urgents de ceux qui ne le sont pas. Savoir refuser une tâche de moindre importance, c’est respecter ses engagements pour éviter de perturber son organisation. Si la nouvelle tâche ne peut être différée, c’est qu’elle est réellement plus importante que celle initialement prévue. Elle se substituera donc à la tâche initiale qui devra pour sa part être décalée d’autant.

Vos urgences sont-elles de vraies urgences ?
Posez-vous 2 questions et allez au fond des choses :
– Pour quand ?
– Pourquoi ?

[ ASTUCE ] :  70% des urgences se révèlent fausses et sans fondement. Faites en sorte de vous focaliser le plus possible sur des tâches IMPORTANTES. La clé du succès se situe dans les tâches IMPORTANTES NON URGENTES. Anticipez-les le plus possible.

Savoir déléguer (dans le cas d’un travail collaboratif)
En cas de surcharge, il faut apprendre à demander de l’aide et donner du travail aux autres. Dépassez la peur de se « mettre les autres à dos ». Toujours déléguer un travail sur le principe SMART comme vu précédemment, cela vous aidera à obtenir l’adhésion des autres et surtout de biens meilleurs résultats. Exemple : Dans une organisation, il est rare que tout le monde soit chargé également et que tout le monde soit simultanément débordé. Il faut accepter de sortir du principe « Je le ferai mieux moi-même » et déléguer certaines tâches. Les autres sont souvent prompts à vous aider. Dites-vous toujours « non » quand on vous sollicite ? Non ! Et bien les autres sont comme vous ! Quand chacun joue le jeu, la logique du renvoi d’ascenseur et un principe d’une grande efficacité dans tout organisation humaine. Il permet d’affirmer la cohésion et la synergie au sein d’un groupe.

Des réunions efficaces
Dans une organisation, il est important de respecter le temps et les horaires de chacun. Programmez les réunions à l’avance et soyez ponctuel si vous êtes l’organisateur. Préparez un ordre du jour et un compte-rendu pour chaque réunion. Le compte rendu doit consigner à minima ces 2 informations : Les sujets abordés et le qui fait quoi pour quand ? Respectez également la durée initialement prévue pour la réunion. Ne dépassez pas. La réunion suivante, commencez l’ordre du jour par le bilan des actions qu’il y avait à mener et décider s’il est opportun de commencer par les points non traités. Enfin, si vous êtes Manager… Surtout montrez l’exemple et arrivez à l’heure !

Écrire les succès
Il est bon pour la motivation d’identifier les réussites et de les communiquer en interne (Nous avons atteint les objectifs, nous avons mis moins de temps que prévu, …). C’est d’autant plus important dans des organisations complexes où tous les services ne communiquent pas toujours entre-eux.  Il est possible de faire de même avec les échecs. Les identifier sous forme de bilan pour progresser et éviter les mêmes erreurs à l’avenir (Exemple : Je prévois toujours une heure pour faire ce travail mais je ne parviens jamais à le faire dans un temps aussi court. Je prévoirai plus de temps la prochainement fois).

Motivation et récompense
Sur les gros travaux qui nécessitent une longue période de travail, il est important de s’octroyer des moments de pause et des petits plaisirs pour rythmer l’avancement du projet et rester motivé. Découpez les gros travaux en séquences distinctes et avancez en allant étape par étape. Exemple : J’irai prendre l’air, une fois le premier chapitre terminé. N’oubliez pas que vous n’êtes pas une machine et que vous devez respecter vos limites physiologiques. Pratiquez la technique POMODORO  : 25 minutes de travail pour 5 minutes de pause. Recommencez 4 fois de suite. La quatrième fois faites une pause plus longue de 15 minutes.

QUELQUES LOIS QUI NOUS ÉCLAIRENT SUR LE TEMPS

Loi de Carlson
Le travail se dilate jusqu’à occuper la totalité du temps (Plus on nous laisse de temps pour faire quelques chose, plus on en prend et moins nous sommes efficaces).
[ ASTUCE ] : Fonctionner sous forme d’objectif à atteindre « ça fait quoi quand ça marche » plutôt que sous forme de recettes pas à pas.

Loi de Parkinson
Faire un travail de façon continue prend moins de temps que de le faire en plusieurs fois. Tout travail interrompu est moins efficace.
[ ASTUCE ] : Groupez les tâches de même nature (mail, prospection, archivage…).

Loi de Murphy
Toute chose prend plus de temps que ce qui était prévu au départ : rien n’est aussi simple dans la réalité que ce que nous imaginions au départ.
[ ASTUCE ] : Prendre toujours une marge de manœuvre.

Loi de Fraisse
Une heure n’est pas toujours égale à une heure. Ce qui plaît passe vite, ce qui nous déplaît semble s’éterniser.
[ ASTUCE ] : Commencez par les tâches les plus dures surtout quand vous avez encore de l’énergie. Mangez le crapaud ;-)

Loi de Taylor
L’ordre et la logique des tâches que nous avons à accomplir impacte directement notre efficacité globale.
[ ASTUCE ] : Découpez votre gros projets en tâches logiques et successives.

Loi de Pareto
20 % de nos activités produisent 80 % de nos résultats.  L’essentiel prend 20 %, l’accessoire prend 80 % du temps, de l’espace et de l’énergie vitale.
[ ASTUCE ] : Focalisez votre énergie et votre temps sur ce qui est IMPORTANT !

ALORS PRÊT POUR AVOIR PLUS DE TEMPS ?

Maintenant que vous avez la théorie, passez à la pratique…

  • Clarifiez vos objectifs (2 heures),
  • Listez vos 100 tâches du moment (4 heures),
  • Planifiez vos actions (2 heures),
  • Agissez (pour toujours),
  • Rayez les tâches effectuées, vérifiez vos priorités, préparez vous pour demain (Chaque soir ou chaque semaine),

Ainsi de suite …

Je suis certain qu’en appliquant ces principes votre vie peut s’améliorer de façon significative rapidement ! Vous trouverez enfin le temps de faire cette activité dont vous rêvez depuis si longtemps et pour laquelle vous disiez toujours… « Je n’ai pas le temps ! »

Si vous avez progressé dans la gestion de votre temps et que vous avez la sensation d’être moins débordé, c’est certainement que vous avez compris que 80% du problème venait de VOUS !

Si vous n’avez pas progressé avec les conseils ci-dessus c’est que la gestion de votre temps n’est pas encore une priorité pour vous ;). Tout est une question de CHOIX et d’envie de CHANGER !

Bonne suite à vous et surtout…

Passez du BON TEMPS !